Pleo: menos papeleo, más equipo

En todas las empresas, grandes o pequeñas, existe un dolor de cabeza común: la gestión de gastos. Es a partir de ese dolor que los daneses, Jeppe Rindom y Niccolo Perra, que ya tenían experiencia en el mundo Fintech, decidieran buscar una solución.

Así surgió Pleo, la solución al problema de los gastos a través de la tarjeta inteligente con integración centralizada a una plataforma de gestión de gastos de las empresas.

# ¿Qué es exactamente Pleo?

Pleo es una solución que simplifica los gastos de empresas. Posibilita a los empleados el uso de tarjetas inteligentes para que compren lo que necesiten para hacer su trabajo, a la vez permite al departamento financiero la completa visibilidad de las operaciones realizadas.

Todo eso en una sola plataforma, completa e integrada con sistemas contables. La tecnología de Pleo permite simplificar la gestión de gastos y, como veremos adelante, beneficia a empresa y empleados de diversas maneras.

Resumiendo, Pleo es una solución simple, transparente y accesible a la gestión de gastos, a través del proceso:

1. Realizase una compra con la tarjeta inteligente Pleo y se hace una foto al recibo a través de la app.
2. El equipo de finanzas recibe en tiempo real el gasto y todas sus informaciones.
3. Pleo sincroniza los datos de la compra con el sistema de contabilidad.

¡Y ya está! Sin tener guardar o cobrar recibos y tampoco esperar por reembolsos.

La experiencia del usuario es muy sencilla. Vamos a ver cómo funciona en base a los problemas de gestión de gastos empresariales.

Facturas y reporte de gastos

La gestión de gastos es extremamente necesario e importante, pero sinceramente, nada placentero y agradable. El proceso es burocrático y suele demandar mucho tiempo de los responsables por la gestión.

Según un estudio de la GBTA “un empleado destina 20 minutos de media (de tiempo de trabajo) en completar una nota de gastos”. Siendo que si en el proceso se realiza algún error (1 de cada 5 reportes tienen errores), a la empresa le cuesta unos 18 minutos de media corregir dicho error.

En un mundo dinámico y rápido, los procesos manuales burocráticos significan perdida de tiempo en funciones donde el talento humano es indispensable. Pleo no busca eliminar puestos de trabajo, pero si facilitar la gestión de gastos transformándola en automática y digital.

Solución Pleo: Todos los gastos generados con la tarjeta Pleo son enviados en tiempo real y digitalmente a la plataforma, donde son automáticamente clasificadas, facilitando el reporte de gastos, simplificando la contabilidad y aportando en el control. Pleo también conecta toda la información con los principales software de contabilidad del mercado.

Eliminando de vez los informes de gastos manuales y favoreciendo la transparencia de los gastos, siendo un apoyo indispensable al departamento financiero de cualquier empresa. Pero para que todo lo que acabamos de ver acontezca es necesario la participación de los protagonistas, los trabajadores.

Tarjeta inteligente PLEO

Hemos visto el final del proceso y la facilidad generada a las empresas, pero todo es posible gracias a la tecnología, las tarjetas inteligentes, la app y principalmente la participación de los usuarios.

En la imagen abajo podemos ver el tradicional proceso de gestión de un simple gasto:

El proceso manual y lento puede ser un gran dolor de cabeza. Y en muchos casos un dolor en el bolsillo del trabajador que puede estar perdiendo todo su poder de ahorro personal mensual mientras espera que se acabe el proceso de reembolso.

Según la base de datos del banco digital N26 durante el 2021, los usuarios de N26 en España ahorraron una media de 252 € al mes por un sueldo medio de 1.108,91 €, lo que supone un ahorro de 23 % para gastos futuros.

Solución Pleo: la tarjeta de empresa es la solución de diversos problemas citados a cima. Y es de donde saldrá toda la información que llega al departamento financiero.

Mismo siendo una herramienta bastante completa su funcionamiento es bastante sencillo, siendo la experiencia del usuario una de sus grandes ventajas.

De esta manera se acaba el problema de los reembolsos pues cada trabajador podrá pagar con su tarjeta corporativa, no esperar por los reembolsos y mantener su poder de ahorro.

Las tarjetas están disponibles en versión física o virtual (disponible para Apple Pay o Google Pay), están asociadas con una cuenta bancaria y funcionan como una tarjeta monedero con un límite determinado por la empresa.

Las tarjetas son aceptadas en cualquier lugar del mundo. O sea, independientemente de donde esté el empleado, al realizar una compra y fotografiar el ticket mandará el gasto al sistema que, reconocerá todos los datos eliminando la necesidad de hacer informes de gastos manuales.

Las operaciones ejecutadas con Pleo están reconocidas por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), ya que el software de digitalización está homologado por la misma.

Otras funcionalidades

1/ Pleo Fetch

Según el DataPortal en 2021 solo en España se ha consumido 21.42 billones de dólares en e-commerce.

Fetch, la mascota de Pleo, te ayuda a emparejar los recibos de la bandeja de entrada de Gmail, Outlook o Microsoft 365 con los gastos efectuados con Pleo. Además, puede rastrear los recibos pendientes del pasado año, siempre con la privacidad de solamente recuperar los mensajes que tengan recibos.

2/ Pleo Pocket

Caminamos a un futuro “cashless”, pero las tarjetas todavía no pueden pagar todo. Es por lo que la función Pocket complementa perfectamente Pleo. Pues posibilita el uso de efectivo, además de gestionar y reembolsar el dinero pendiente entre equipo y empresa.

2.1. El efectivo sigue siendo necesario en muchos casos. Con la tarjeta Pleo es posible retirar dinero y registrar fácilmente el gasto en la app.

2.2. Los kilómetros realizados a trabajo pueden ser registrados y reembolsados a través de Pocket.

2.3. Caso pase que tu equipo tenga que comprar algo con su propio dinero, solo deben añadir a Pocket y con la autorización del departamento de finanzas pueden ser reembolsados inmediatamente.

2.4. Lo mismo pasa caso compren algo personal por engaño, con la tarjeta Pleo, el proceso inverso sencillo y rápido de gestionar en Pocket.

3/ Pleo Assurance

Assurance envía notificaciones de los gastos que saltan de los patrones establecidos. Así los managers pueden echar un vistazo, pedir más informaciones y verificar si el gasto es correcto.

Caso de uso: el uso de servicios tecnológicos como el ofrecido por Pleo suele estar asociado a empresas innovadoras. Pero las funciones citadas a cima pueden ser perfectamente aprovechadas por cualquier tipo de empresa. Como en el caso español, donde su tejido empresarial está constituido, principalmente, por pequeñas empresas.

Imaginemos una Micropyme (1-9 empleados) del sector de servicios, normalmente en esas empresas hay acúmulo de diferentes funciones por cada empleado, ya que no cuentan con personal suficiente para formar departamentos específicos para cada sector.

• Las tarjetas Pleo darán autonomía de gasto los comerciales en las visitas a sus clientes y potenciales clientes.
• Los gastos con kilometraje para esas visitas podrán ser calculados y reembolsados con Pocket.
• Compras de materiales necesarios para la actividad profesional son cada vez más realizadas por internet, pues ahorran tiempo de desplazamiento. Y ahora podrán ser fácilmente rastreadas y registradas con Fetch.
• Pleo Assurance, enviará notificaciones de gastos fuera de los patrones establecidos. Proporcionando a la persona responsable por las finanzas de la Micropyme, mayor disponibilidad para ejecutar las demás tareas financieras.

La tecnología de Pleo es aplicable tanto a empresas pequeñas como grandes, pues se encaja en diferentes contextos ofreciendo la simplificación de la gestión de gastos.

Tipo de planes

Pleo posee de tres tipos de planes, que ofertan diferentes funcionalidades, siendo accesible a cualquier tipo de empresa. Tanto es así que el plan más básico, el Free, permite el uso de hasta 5 usuarios y de las principales funciones de Pleo gratuitamente.

Los demás planes son el Team y Business, y van avanzando de acuerdo con la incorporación de más funciones y necesidades empresariales.

# Opinión

En el futuro esperamos que Pleo amplíe sus planes o que permita personalizarlos, ya que puede ser difícil encajar exactamente con las necesidades de un negocio entres los tres planes disponibles, principalmente cuando hay tanta diferencia entre ellos (principalmente de precio).

Pensamos que funciones como diferentes modalidades de tarjetas:

Tarjetas Business:

Los gastos corporativos son distintos dependiendo del usuario, dentro de la misma empresa algunos tendrán necesidad de más funcionalidades que otros. Las Tarjetas Businesspodrían ser un servicio adicional, que ofrece los beneficios del Plan Business a un número limitado de tarjetas dentro de los Planes Free y Team.

Tarjetas de un solo uso:

Por otro lado, las tarjetas de un solo uso es la mejor opción para diferentes necesidades empresariales, como:

• Compras por internet: ofrecen mayor seguridad.
• Empleados temporales o actividad empresarial puntual: muchas veces las tarjetas de un solo uso, sobre todo la versión virtual, es la mejor opción para gastos únicos que demanda dinamismo e inmediatez.

En un rápido brainstorm nos viene ideas de otras nuevas funciones como: utilización de los datos para optimización de los gastos, comparación entre gastos de la empresa con la media del mercado (benchmark de gastos), ventajas y descuentos en determinados comercios (principalmente los de gastos recurrentes) y notificaciones con pequeños consejos para la optimización de gestión de gastos.

El plano Free nos parece un puntazo de Pleo, que permite a las Pymes y Micropymes a disfrutar de un servicio de gran calidad y que suele estar exclusivamente al alcance de las grandes empresas.

Las pequeñas y jóvenes empresas pueden empezar con el plan Free, lo que será un gran apoyo al principio, e ir subiendo a otros planes una vez que vayan creciendo. Como consecuencia tenemos una buena relación entre Pleo y sus clientes, lo que posibilita cercanía y feedback, que pueden convertirse en mejores productos y servicios (¡otro puntazo!).

Seguiremos de cerca la evolución de las funcionalidades de Pleo, hasta porque nos gusta y estamos curiosos para ver la evolución de los servicios de la compañía danesa.

¿Por qué nos parece interesante Pleo?

Nos gusta Pleo porque pensamos que es una buena herramienta para facilitar la gestión de gastos, aporta eficiencia tanto al equipo como al departamento financiero.

Al solucionar el problema de los gastos, Pleo impacta positivamente de muchas maneras en las empresas. Primeramente, destacaríamos la reducción de los costes de gestión y mayor eficacia, dos puntos muy importantes para afrontar tiempos de crisis como el actual. Según los estudios realizados por Pleo, 75% de sus usuarios creen que son más productivos con los servicios de gestión de gastos.

Recomendamos el uso de la Calculadora Pleo, donde se puede proyectar los puntos que hemos citado.

La crisis del Covid-19 también nos ha acostumbrado a trabajar remotamente y en muchos casos con personas que están a kilómetros de distancia. Pleo encaja perfectamente en la demanda actual con la digitalización de la gestión de gastos.

Otro punto que descartar es la utilidad a cualquier tipo de empresa, es verdad que nos gustaría ver opciones más personalizables, pero la solución de Pleo aporta a todas las empresas independientemente de su tamaño.

Los clientes actuales la finetch danesa son mayoritariamente earlyadopters y de perfil tecnológico, lo que no significa que es un servicio indicado solamente a empresas tech, ya que el problema de la gestión de gastos afecta a todos los perfiles empresariales. Recomendamos que empresas más tradicionales empiecen con el plan Free, y pasen a los demás planes cuando ya estén familiarizadas con el sistema y demanden más funciones.

Es verdad que los CFOs suelen priorizar temas relacionados con la estrategia empresarial, dejando la optimización de procesos como el de gestión de gastos en segundo plano, sobre todo debido la demanda de tiempo en la implementación e integración. Es una herramienta de fácil integración y principalmente de uso sencillo, con un diseño muy bien hecho y pensado para ayudar desde la comodidad.

La sencillez no debe ser confundida con simplicidad, hasta porque por detrás del diseño de fácil uso hay mucha tecnología. Pero el diseño centrado en la experiencia del usuario aporta para que el proceso sea bastante fácil y agradable.

Pensamos que Pleo va un poco más allá de la solución en gestión de gastos. En un corto plazo es fácil notar el ahorro de tiempo en temas burocráticos o mayor productividad al eliminar tareas manuales, pero a largo plazo Pleo establece una relación de confianza y transparencia entre empresa y equipo.

Pensamos que permitir que el equipo disponga de tarjetas corporativas, empodera los empleados, pero también favorece el uso responsable.

Pleo es interesante porque soluciona problemas funcionales de gastos, es fácil de utilizar y crea cultura empresarial de confianza en el ambiente de trabajo.