Lola Vilas nos cuenta su proyecto de crowdfunding de donación

Entrevistamos a Lola Vilas, quien ha llevado a cabo una campaña de crowdfunding de donación durante la crisis del coronavirus, a través de la plataforma Gofundme.

Lola Vilas es licenciada en Derecho y Administración de Empresas y actualmente trabaja como Senior Business Manager en Amazon. Conocimos a Lola en la primera edición de nuestro Programa FIRE de finanzas personales (marzo 2019) y hace unos meses, coincidiendo con la llegada del coronavirus y la etapa más restrictiva del confinamiento, nos comentó el lanzamiento de un proyecto personal para ayudar a recaudar fondos para esta emergencia sanitaria. Su objetivo era comprar material sanitario con los fondos captados para donarlos a hospitales y residencias de ancianos en la Comunidad de Madrid.

El proyecto lo ha liderado junto a su marido Pablo y lo ha promovido a través de la plataforma de crowdfunding de donación, también conocido como crowdfunding solidario, Gofundme. Hace unas semanas, coincidiendo con las fases más avanzadas de la desescalada y tras reducirse el nivel de alerta, decidían cerrar la campaña después de recaudar más de 30.000 euros, muy cerca del objetivo fijado inicialmente.

Hola Lola, lo primero enhorabuena por la campaña que habéis llevado a cabo y gracias por concedernos la entrevista. Para comenzar, ¿nos podrías contar cómo surge la idea de lanzar esta campaña de crowdfunding de donación?

¡Gracias a vosotros por contar conmigo! La idea de la campaña surgió al principio de la crisis en España. A través de la red de antiguos alumnos de mi master (hizo un MBA en Londres), me llegaron varios contactos de proveedores internacionales de material sanitario. Tras varios intentos frustrados de trasladar esa información al gobierno Central (Ministerio de Sanidad) y autonómico (Comunidad de Madrid), y a la vista de que la escasez de material era cada vez mayor, le dije a mi marido un día: “¿y si montamos un crowdfunding y el material lo traemos nosotros?” ¡Y así fue!

Imagino que materializar el proyecto y pasar de una idea a lo que habéis hecho no es sencillo, ¿nos podrías contar cuáles han sido los pasos que habéis seguido? ¿os ha asesorado alguien en todo el proceso?

Pues la verdad es que nos lanzamos un poco a la piscina. He de decir que yo estaba de baja de maternidad, por lo que tenía más tiempo para dedicarle, aunque Pablo me ayudó mucho a ponerlo en marcha. Lo primero que hicimos fue crear la campaña en la plataforma Gofundme. A mí me sonaba de haber donado en otras campañas así que investigamos un poco y vimos que había varias campañas activas relacionadas con el coronavirus.

El proceso de creación de campaña es bastante intuitivo. Una vez creada, el reto era darle difusión para maximizar la recaudación así que empezamos a compartirla con familiares y amigos a través de grupos de Whatsapp, Facebook, Email, etc…. Al principio tuvo muy buena acogida y la gente se movilizó. Enseguida nos dimos cuenta de que la campaña era un trabajo a tiempo completo. Así que nos dividimos las tareas: yo me encargaba de ir negociando con los proveedores y de contactar a distintos Hospitales y residencias y Pablo se ocupaba de mover la campaña, gestionar las redes y crear contenidos que nos ayudaran a difundir y recaudar más. Todo esto mientras cuidábamos a nuestro bebé. ¡Al principio admito que fue un poco locura!

En este tipo de proyectos uno de los grandes retos es la promoción del mismo, dar a conocer el proyecto y llegar a aquellas personas que puedan colaborar no es fácil. Muchas veces cuando se lanzan los organizadores se apoyan en una comunidad que ya existe previamente, pero en vuestro caso no era así. Me gustaría que me contaras cómo lo habéis hecho, qué “estrategia” habéis utilizado para llegar a los donantes y cómo habéis logrado que se unan al proyecto artistas y personas más conocidas.

Cuando empezamos decidimos ponerle nombre al proyecto para que fuese más fácil de reconocer. Le llamamos DesdeTuSofa ya que la idea era ayudar desde tu casa durante el confinamiento. Compramos el dominio que redirigía a la campaña de GoFundMe, pero era más fácil de recordar y compartir que el link más largo (https://www.gofundme.com/f/emergencia-sanitaria-madrid)

En un principio, recurrimos a nuestro círculo de familiares y amigos y éstos a su vez recurrieron a sus círculos de amigos. Resultó que un amigo tenía en un chat a James Rhodes por varios amigos comunes. Cuando le llegó la campaña, se interesó mucho por el proyecto y pidió nuestro teléfono para enterarse con detalle de lo que estábamos haciendo. Además de hacer una generosa donación, nos publicó en su Twitter y eso nos dio otro empujón. Mis hermanas escribieron a varias influencers por Instagram contándoles el proyecto y algunos lo publicaron en sus stories (Alejandra Prat, Irene Villa, Ariadne Artiles, Marta López Álamo, Cabronazi…)

Ahí nos dimos cuenta de que Instagram y Twitter podían ser herramientas potentes para llegar a más gente en una segunda fase y nos creamos una cuenta. No teníamos ni idea de redes sociales así que fuimos aprendiendo todo sobre la marcha. Generar confianza es algo muy importante en este tipo de campañas porque la gente dona a una persona que no conoce y tiene que confiar en que gestione los recursos de forma eficiente y responsable.

Tener la cuenta e Instagram nos daba esa visibilidad y transparencia. Ahí colgábamos fotos de los pedidos, las entregas que íbamos haciendo, incluso mensajes de agradecimiento de gente a la que habíamos ayudado. Aparte de para conseguir donaciones, las RRSS nos sirvieron también para conseguir contactos de gente que nos ofrecía proveedores o que nos quería ayudar porque había hecho proyectos similares. Por ejemplo, nos escribieron de la plataforma comoayudar.org y nos animó a subir nuestra iniciativa a su plataforma para llegar a más gente que busca proyectos solidarios.

La última fase de recaudación (cuando ya se fue frenando el ritmo de las donaciones) fue de gestión activa y consistió en hacer subastas benéficas y sorteos por Instagram. Eso nos ayudó a reactivar las donaciones.

Una cosa que hemos aprendido es que la gente está más dispuesta a colaborar si te conoce o si alguien que se lo recomienda te conoce. En relación a los influencers, las donaciones convertían más no en función del número de followers, sino en función de:

• La credibilidad/autoridad del personaje público en relación a la temática de la campaña (por ejemplo, James se involucró personalmente en el proyecto y además es una persona muy comprometida a nivel social y político) y;
• La calidad de sus seguidores. Solían funcionar mejor influencers con menos seguidores, pero con una comunidad muy activa que influencers con muchos followers con poco engagement.
  
  

Gofundme es una las principales plataformas de crowdfunding de donación y puede que algunos de los lectores incluso la hayan utilizado para realizar su donación, pero no sabemos cómo se ve desde el otro lado, el del organizador. ¿Nos podrías comentar cómo funciona la plataforma?

En cuanto a las ventajas, Gofundme es una plataforma internacional con bastante reconocimiento y fácil de usar. Cobra comisiones por dos lados:

1. De los donantes cobra una comisión voluntaria y flexible que el donante puede escoger (porcentaje del total de la donación o una cantidad fija). Esta donación se puede omitir y poner a cero.
2. Del total recaudado de la campaña se queda un 2,9% y €0,25 por transacción.

Más tarde descubrimos la plataforma de crowdfunding solidario iHelp que no cobra ninguna comisión y además emite certificados de donación para que los donantes se desgraven lo que corresponda a nivel fiscal (cosa que Gofundme no proporciona). Es muy intuitiva y crear la campaña es fácil, así como comunicarte con tus donantes, subir videos y fotos, cambiar los objetivos o compartir la campaña directamente en redes sociales desde la plataforma. Además, tienen un soporte que te contesta a tus dudas y te va guiando.

Un par de cosas a tener en cuenta antes de crear la campaña es que los fondos que vas recadando no se “liberan” hasta pasadas un par de semanas. Tienes que completar un documento contándole a Gofundme dónde vas a dirigir los fondos y tienes que adjuntar tu DNI y prueba de que eres titular de la cuenta. Esto fue un problema al principio ya que tratándose de una campaña de emergencia tuvimos que adelantar nosotros el dinero para las primeras compras hasta que GoFundMe empezó a hacer los ingresos regulares.

Otra cosa que nos encontramos es que había gente que tenía problemas para hacer las donaciones en la plataforma. Nos dimos cuenta de que se trataba de gente con tarjetas de ING. Esto ha sido un inconveniente importante ya que hay gente que si lo intenta y no le funciona ya no le vuelve a dedicar tiempo y abandona. A esa gente, le ofrecíamos pagar por Bizum y/o transferencia pero hemos perdido dinero. Gofundme te deja añadir a la campaña las donaciones de fuera de Internet que cuentan para el cómputo del total recaudado (pero no se le aplica ninguna comisión.)

El objetivo de este crowdfunding de donación era ayudar en la emergencia sanitaria provocada por el covid-19, así que imagino que este caso el tiempo apremia, pero el proceso desde que se recaudan los fondos hasta que el material llega al hospital o residencia no es sencillo, comenzando por encontrar proveedores internacionales que en esos momentos de escasez os vendieran os vendieran el material. ¿Cómo lo lograsteis? ¿A quién recurristeis para ello?

La mayoría de los contactos iniciales los conseguí a través de la red de exalumnos de mi máster que es una red muy internacional y que abarca muchos sectores. Sin embargo, de ahí fueron surgiendo más proveedores a los que escribíamos o gente nos pasaba contactos. En total debimos contactar a 25 proveedores distintos.

Nuestro objetivo era encontrar el equilibrio entre entrega rápida y un coste razonable. En España había proveedores que tenían material para entregar de forma inmediata, pero a un coste elevado debido a la escasez. En China se encontraban los mejores costes pero el periodo total desde que realizabas el pedido hasta que conseguías que entrase en España era de 10-20 días. Además, había que hacer un due diligence inicial de certificados y test reports de la mercancía para asegurarnos que no eran falsos.

Por suerte, pudimos traer la mercancía a través de la red de Inditex lo cual nos facilitó mucho los trámites y el transporte internacional. Conocimos por Instagram a un par de personas que estaban haciendo campañas similares y nos ayudaron mucho con los trámites de exportación.

Al tratarse de una campaña benéfica, algunos proveedores nos donaron material, nos hacían un pequeño descuento o incluso obviaban el pedido mínimo para facilitarnos la compra. Al principio, compramos más caro para entregar pronto, pero luego fuimos haciendo pedidos cada vez más baratos a China. Ahí se encontraba material más fácilmente, pero pagando todo por adelantado. También yo me leí mucha información sobre el proceso de certificación y homologación de mascarillas, sobre impuestos y aranceles para importación de material sanitario, etc…

Si a nivel logístico ha sido complicado, imagino que no ha sido menos a nivel financiero. ¿Nos podrías comentar cuáles han sido los grandes retos en este aspecto?

El principal reto financiero fue el retraso en la retirada de fondos. Al tratarse de una emergencia sanitaria, no podíamos esperar a llegar al objetivo de recaudación para empezar a realizar las compras de material. Por eso, al principio adelantamos nosotros el dinero. Esto le ocurrió también a otros amigos que hicieron campañas similares. Tuvimos que escribir varias veces a soporte de Gofundme ya que nos iban retrasando el día estimado de liberación de los fondos y no entendíamos por qué. Finalmente, GoFundMe nos informó de que tenían que hacer unas verificaciones antes de ingresar los primeros fondos (DNI, documento que acredite ser el titular de la cuenta, comprobante de a dónde van destinados los fondos, etc…).

Otro de los retos fue el tema fiscal. Durante el Estado de Alarma se cambió la normativa y se eximieron del pago del IVA y aranceles aduaneros las compras destinadas hospitales y entidades públicos. Tuvimos que ponernos al día para poder beneficiarnos de esta normativa y así destinar el dinero del pago del IVA a comprar un 21% más de material. Al principio fue muy caótico ya que los agentes de aduanas no estaban al día y estuvimos en conversaciones con la Agencia Tributaria para asegurarnos de que nuestro caso estaba contemplado en la ley.

A medida que el proyecto de crowdfunding de donación avanzaba y tenía éxito ¿cómo era la comunicación con los donantes?

La Plataforma de GoFundMe te ofrece la posibilidad de comunicarte con los donantes emitiendo comunicaciones que se publican en la plataforma y les llega un aviso por email a los donantes. Nos parecía muy importante ser transparentes e ir poniendo al día a todos los que habían confiado en nosotros de lo que íbamos haciendo así que publicábamos la recepción de los pedidos y las entregas documentándolas con imágenes.

En total, ¡hemos publicado 13 comunicaciones! La última fue una publicación con la rendición de cuentas de la campaña en la que adjuntamos una cuenta de Ingresos y Gastos de la campaña, un detalle de todas las compras realizadas y la lista completa de material conseguido y los beneficiarios del mismo.

Además de las comunicaciones a través de Gofundme publicábamos periódicamente nuestras entregas en posts de Instagram y hacíamos también stories con las menciones de las ONGs/hospitales a los que ayudábamos.

Entiendo que la parte más satisfactoria del proyecto es la propia entrega del material a los sanitarios y a residencias de ancianos ¿Cómo se llevaba a cabo este último paso? ¿Cómo lo habéis vivido a nivel personal?

Una de nuestras premisas en el proyecto era hacer la entrega personalmente. Al principio de la crisis, un pabellón de IFEMA se convirtió en el almacén desde el que gestionaban las donaciones a la Comunidad de Madrid. Nuestras primeras entregas fueron allí y no tenías visibilidad de a dónde se iba a destinar el material ni cuándo (ellos lo priorizaban en función de las necesidades).

Decidimos contactar directamente a los hospitales, residencias y asociaciones. Esto nos permitía saber de primera mano qué necesitaban y enfocar las compras. No sabes cómo agradecían nuestra ayuda, por pequeña que fuera. A Pablo le recibieron entre aplausos los trabajadores de una residencia de ancianos en Valdemoro. Lo más emocionante es ver que realmente estás ayudando a una residencia que lo está pasando mal o a una ONG pequeña que no tiene medios.

Cuando contactamos al Hospital de Móstoles para ofrecerles 1.000 mascarillas FFP2, José Luis (enfermero de Urgencias) nos contó su preocupación por la falta de mascarillas de oxígeno con reservorio para pacientes de Covid19 con dificultad respiratoria. Nos pasamos 3 días llamando a todos los proveedores y distribuidores de material sanitario que encontramos. Finalmente, conseguimos reunir 153 mascarillas en 5 pedidos distintos.  Cuando las llevó Pablo, no se lo creían. A los dos días, nos escribió otra enfermera diciéndonos:

Ayer una de vuestras mascarillas le salvó, literalmente, la vida a una señora… No sabéis la importancia que ha tenido vuestro gesto… no me cansaré de agradecéroslo”

Aunque solo sirva para haber ayudado a esa persona ya ha merecido la pena.

Para acabar, tendiendo en cuenta el esfuerzo que ha supuesto, ¿qué ha sido lo mejor? ¿Con qué te quedas?

La verdad es que cuando empezamos subestimamos el trabajo que nos iba a llevar. Es un trabajo a tiempo completo, sobretodo porque empezamos de cero y muchas cosas las íbamos resolviendo sobre la marcha. Pero sin duda volvería a repetirlo. Personalmente me ha ayudado a sobrellevar el confinamiento y los casos de Covid-19 que hemos tenido en la familia.

Lo mejor de todo ha sido conocer a gente maravillosa que está en primera línea. Son los que nos contaban cómo lo estaban viviendo y son los que más lo agradecen. Con algunos sanitarios hasta seguimos en contacto, nos escriben, nos mandan fotos cuando utilizan nuestro material y nos siguen dando las gracias.

También hemos colaborado con mucha gente que hemos conocido a lo largo del proyecto y que nos han ayudado de alguna forma: subastando sus cuadros, contándonos su experiencia, apoyándonos con la importación o aportando proveedores, etc… De toda esta aventura, me quedo con el espíritu de ayudar y solidaridad que he visto entre mucha gente.